Digitale bestanden veilig bewaren

Sinds tegenwoordig haast alles digitaal gaat en bijna alle belangrijke documenten digitaal worden opgeslagen worden de bestanden op uw computer steeds belangrijker. En uiteraard ook uw foto's, denk hierbij aan familie foto's, foto's van belangrijke gebeurtenissen in uw leven, etc. Alles wordt tegenwoordig digitaal opgeslagen.

Als van deze bestanden geen backup wordt gemaakt kan het gebeuren dat u van de een op de andere dag alles kwijt bent. Denk hierbij aan een harde  schijf die het begeeft, een kortsluiting in uw computer of laptop die uw opslag beschadigt of zelfs het laten vallen van uw telefoon. Het verliezen van bestanden, alhoewel gelukkig niet al te vaak  voorkomend, is altijd een reëel gevaar.

Een backup (kopie) van uw bestanden maken is makkelijk dit kan al met een USB stick of externe harde schijf. Een goede externe harde schijf van o.a. het merk Seagate met een opslag capaciteit van 5TB (5000 GB) is al te krijgen voor rond de 130 €. Over het algemeen is dit meer dan genoeg capaciteit, zelfs   voor de nabije toekomst.

Uw belangrijke bestanden kopieert u naar deze externe harde schijf en zo heeft uw een backup. Echter is dit niet altijd even praktisch gezien je dan, afhankelijk van gebruik, regelmatig handmatig een backup moet maken.

Er zijn verschillende backup programma's waarbij je folders op je computer kunt selecteren waar dan dagelijks een backup van wordt gemaakt, helaas werken veel van deze programma's vaak alleen op Windows, Android of IOS en niet op alle drie. Dus als u een backup wilt maken van uw computer en uw telefoon zijn deze programma's niet erg geschikt.

Ook kunnen dagelijkse backups zeer onpraktisch zijn. Dit vooral bij het gebruik van meerdere computers of het delen van bestanden. Als u bv. hetzelfde bestand op meerdere apparaten hebt kan het voorkomen dat een bestand overschreven wordt door het "verkeerde" bestand van de "verkeerde" computer. En natuurlijk voorkomen dagelijkse backups niet dat u een dag werk verliest in het geval dat er iets kapot gaat.

Bestandssynchronisatie

Een beter alternatief voor het praktisch veiligstellen van uw bestanden is het gebruik van een bestandssynchronisatie programma. In tegenstelling tot een backup programma is een bestandssynchronisatie programma gemaakt om uw bestanden te kopiëren van locatie A naar locatie B en er voor te zorgen dat de bestanden op alle locaties hetzelfde zijn. Dit wordt constant gedaan, en gebeurt zodra er door het bestandssynchronisatie programma een nieuw of veranderd bestand wordt gevonden.

Met het gebruik van een bestandssynchronisatie programma, dat in veel gevallen voor meerdere besturingssystemen gemaakt wordt, kunt u gemakkelijk al uw bestanden volledig automatisch kopiëren naar een externe  harde schijf (via de computer), een specifieke computer of zelfs een NAS. Zoals bv. alle foto´s  die op uw smartphone staan automatisch naar uw computer laten sturen en kunt u tevens deze aanpassen op uw computer, die de update vervolgens weer terug naar uw telefoon stuurt.
Een goed bestandssynchronisatie programma is het beste te vergelijken met het hebben van uw eigen "Cloud". U heeft praktisch een folder die via al uw apparaten toegankelijk is, zoals bv. MS Drive, Google Cloud of Icloud. Echter staan de bestanden in dit geval niet op een server ver ver weg maar op uw eigen computer.

Nog een zeer belangrijke functie van een goed bestandssynchronisatie programma (die u bij de gemiddelde Cloud service niet vindt) is het tijdelijk opslaan van veranderde en verwijderde bestanden.

Dit betekent dat op het moment dat u een bestand aanpast of verwijdert er een tijdelijke kopie van het bestand wordt gemaakt die bv. 30 dagen wordt opgeslagen.

Dit is uiteraard zeer praktisch, als u per ongeluk een bestand verwijdert of als iemand anders, die ook toegang tot uw bestanden heeft een bestand overschrijft of verwijdert.

Alhoewel het gelukkig zeer zelden is kunnen bestanden ook corrupt/beschadigd worden. Zo kan het bv. gebeuren dat u na het aanpassen en opslaan van een Excel-bestand dit bestand niet meer kunt openen. Wat zeer problematisch kan zijn als dit een groot Excel-bestand met veel informatie is dat u dagelijks bijwerkt.

Zonder goede "backup" oplossing betekent dit in de meeste gevallen, bestand kwijt en overnieuw beginnen.
Met een goed bestandssynchronisatie programma kunt u echter de versie van het bestand voordat deze beschadigd werd terug vinden en is de schade (het verloren werk) beperkt.

Resilio Sync

Een goed bestandssynchronisatie programma is Resillio Sync en is te vinden op: https://www.resilio.com. De standaard versie voor privé gebruik is gratis. Voor zakelijk gebruik en meer geavanceerde functies is er een betaal versie. Echter is de gratis versie als het gaat om backups maken meer als voldoende.

Resilio Sync is beschikbaar voor bijna alle besturingssystemen zoals; Windows, Linux, IOS, Android en zelfs voor verschillende NAS besturingssystemen. Wat het meer dan ideaal maakt voor bijna elke situatie. Alhoewel het lezen van een handleiding bij Resilio Sync zeker niet overbodig is is het een zeer geavanceerd programma dat het mogelijk maakt om uw bestanden van al uw apparaten op een locatie op te slaan. Ook wordt het veel gebruikt door IT professionals die een "server versie" van Resilio Sync binnen grote bedrijven gebruiken.

De Basis

Het belangrijkste om goed te begrijpen bij een bestandssynchronisatie programma zoals Resilio Sync in tegenstelling tot een backup programma is dat deze er voor zorgt dat u te allen tijde dezelfde bestanden op verschillende apparaten heeft. Om dit te kunnen doen is het uiteraard wel vanzelfsprekend dat beide apparaten "aan" staan en toegang tot hetzelfde netwerk of tot het internet hebben.

U voegt een map aan Resilio Sync toe zoals bv. "Mijn documenten" en deelt deze map vervolgens met een ander apparaat waar ook Resilio Sync opstaat. Na het delen van deze map worden alle bestanden die in "Mijn documenten" staan automatisch toegevoegd aan de nieuwe map op het andere apparaat. Ofwel beiden mappen op de verschillenden apparaten hebben een identieke inhoud. Als u op een van de apparaten een bestand in deze map verandert of verwijdert zal dit ook automatisch in de andere map gebeuren. Zo functioneert uw tweede apparaat als backup en maakt dit het ook mogelijk om met verschillende apparaten met dezelfde bestanden te werken.

Een praktisch voorbeeld is om Resilio Sync op bv. uw laptop en smartphone te installeren. Vervolgens op uw smartphone uw foto's folder aan Resilio Sync toe te voegen en deze map via Resilio Sync met uw laptop te delen. Zo heeft u alle foto's die u met uw telefoon maakt automatisch ook op uw laptop.

Ook maakt dit het een stuk makkelijker om eventueel foto's te verwijderen of te sorteren gezien dit in het algemeen een stuk makkelijker is op een laptop dan op een smartphone.

De NAS

Als u een tweede computer heeft die u altijd aan hebt staan kunt u deze gebruiken om al uw bestanden (via Resilio Sync) op te slaan. Voorop staat dat deze computer genoeg opslagcapaciteit heeft, of dat u er een externe harde schijf op aangesloten heeft die voldoende capaciteit heeft.

Als dit niet het geval is is een betere optie om uw bestanden veilig op te slaan een NAS (Network Attached Storage). Dit is het makkelijkst te vergelijken met een externe harde schijf die aan uw netwerk (router) aangesloten is. Het grootste voordeel van een NAS in tegenstelling tot een externe harde schijf is dat deze toegankelijk is tot alle afdelingen op uw netwerk. En het fungeert als separaat apparaat wat Resilio Sync betreft. Wel is het belangrijk om bij de aanschaf van een NAS goed te kijken of die ondersteund wordt door Resilio Sync aangezien de software die bij de meeste NAS apparaten geleverd wordt vaak te wensen overlaat.

Een goede NAS is reeds te krijgen voor  rond de 200 €, en verkrijgbaar bij o.a. Mediamark en Worten.

Ron Kuijsters Tokos